Si ça peut vous aider, je CO-organise des journées pistes pour mes clients.
Dans le principe voila comment ça fonctionne (ça fait 2 ans que je fais ça).
En début d'année je demande aux différents organisateur de journée piste leur dates.
Je sélectionne en moyen un roulage par mois, a partir de fin de mars jusqu'a septembre.
Je leur réserve 30 places (minimum) et je m'engage, quoi qu'il arrive a payer ces 30 places, même si j'en fais moins (ce qui ne m'est jamais arrivé).
En contre partie je leur demande un prix préférentielle pour la journée, ou des avantages en nature (box...)
Dans 90% des cas il m'offre ma place, cette place je la déduis des 30 réservés. je paye donc ma place comme tout le monde.
Mon business je le fais en magasin, pas sur les journées pistes. Mon but étant de faire rouler un maximum mes clients (ce qui génère de la consommation dans ma boutique, mais ça c'est un autre sujet...)
Je centralise et gère les inscriptions, tenant informé chaque semaine par un fichier excel l'avancement des inscriptions aux organisateurs (nouveaux et désistement...)
15 jours avant la date de roulage je verrouille mes inscriptions (quand j'ai atteint mon cota) et j'encaisse les chèques. A ce moment là je fais parvenir le règlement à l'organisateur.
Le jour du roulage, je ramène l'ensemble des papiers (feuilles d'info, abandon de recours, assurance etc...) et j'aide (quand c'est nécessaire) le staff pour valider le tout.
Je ne gère pas les groupes, je l'ai fait une année et c'est le bordel. Je demande a mes clients de me donner leur chrono "REGUL" sur certain circuit, et comme je l'ai connais tous, je sais que c'est la vérité. C'est le staff qui s'occupe de les dispatcher dans les bon groupes.
C'est pas mal de boulot, mais avec de la rigueur et une bonne organisation ça se gère bien.
Ce qu'il faut pour que tout roule, c'est: une date, du roulage etun prix. Et moins il y a de choix, et plus c'est clair. Je n'ai choisi que des dimanches et jour fériés et j'ai rempli mets 5 dates (+ 1 course) en mois.
Pour le moment, je n'organise pas car tant que tout ne sera pas clair au niveau des assurances, il y a trop de risque. C'est pour ça que je prèfere la co-organisation, c'est plus simple pour tout le monde.
Et en parallèle je fais découvrir la piste a mes clients "routard" sur le circuit de la Chatre, ça permet de renouveler en permanence mon "vivier" de pistards. J'ai 10 dates de prévu, en 15 Jours c'était remplis, et mon calendrier 2015 commence déjà à se remplir! Cette formule "clé en main" plait bien.
Si vous avez besoins de plus d'info, ça sera avec plaisir!
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font se reconnaître...
sinon sa à l'air d'être beaucoup de taff 